Разъяснения Роскомнадзора по порядку защиты персональных данных

Что такое персональные данные?

Персональные данные - это любая информация, относящаяся к человеку. К персональным данным относятся ФИО, дата рождения, адрес, семейное положение, образование, профессия, пол, гражданство, сведения о документе, удостоверяющем личность, электронная почта, номер банковской карты. Часто операторы, обрабатывающие персональные данные, забывают включить в список данных сведения о составе семьи, о трудовом и общем стаже, о занимаемой должности, о воинском учете, национальность, ИНН и СНИЛС (это персональные данные даже без привязки к ФИО). Если ИНН указан в ЕГРЮЛ, то это общедоступная информация в части налогового законодательства, однако в иных случаях это ПД (персональные данные). Номер телефона без иной информации – это не персональные данные, так как он относится к пользовательскому устройству. Также государственный номер автомобиля не является ПД, так как относится к транспортному средству.

Индивидуальные предприниматели являются операторами ПД. В категории субъектов персональных данных могут входить не только работники, акционеры, клиенты, физлица, состоящие в гражданско-правовых отношениях, но и соискатели, уволенные работники и родственники работников/клиентов.

Обработка персональных данных

Правовыми основаниями для обработки ПД являются Трудовой кодекс РФ, Налоговый кодекс РФ, Генеральная лицензия на осуществление банковских операций, Федеральный закон №115-ФЗ,  . Часто в правовых основаниях обработки забывают указать  Федеральный закон № 353-ФЗ «О потребительском кредите (займе)», согласие на обработку ПД (работника, соискателя, клиента и т.д.), договоры. ФЗ «О персональных данных» не является правовым основанием!

Политика обработки ПД и локальные нормативные акты по вопросам обработки должны быть опубликованы. Политика и сведения о мерах по защите ПД размещаются на сайте, где ведётся обработка ПД, а также там могут быть размещены и пользовательское соглашение, и условия использования сервисов. Можно опубликовать общую политику на несколько сайтов, но внутри неё должна быть градация.

Для обработки персональных данных необходимо получить согласие субъекта ПД. В согласии должны быть указаны адрес или данные основного документа, удостоверяющего личность субъекта, наименование или ФИО и адрес оператора ПД, перечень ПД, на обработку которых дается согласие и способ отзыва согласия на обработку ПД. При составлении текста согласия можно использовать типовые формы на сайте РКН. Срок действия согласия может быть ограничен сроком или достижением цели.

Указание в согласии нескольких целей допустимо, в том числе на сбор файловой информации cookie (кроме биометрии, спецкатегории и трансграничной передачи на территорию неадекватных по защите ПД стран). На период принятия решения о трудоустройстве нужно получать согласие на обработку ПД от соискателя и его близких родственников, если требуется информация о них. При действии субъектов ПД в интересах третьих лиц нужно их согласие, доверенность (например, при оформлении туристического пакета).

При опубликовании фотографий и иной информации о сотрудниках на сайте нужно их согласие. Это не распространяется на учителей и работников государственных органов, но при любом превышении минимального перечня ПД из закона их согласие тоже нужно получать.

Для передачи персональных данных работников внутри российской группы компаний нужно получать их письменное согласие, а внутри международной группы компаний – письменное согласие и договор-поручение со штаб-квартирой. Одно согласие работника с указанием каждого контрагента даётся для одной цели обработки ПД.

При передаче ПД работников третьи лица, привлекаемые по договору поручения, могут объединены в одно согласие (если цель обработки ПД единая). Третьи лица, привлекаемые по договору поручения, подают уведомления об обработке ПД, кроме ч. 2 ст. 22 ФЗ «О ПД». У оператора нет обязанности предоставлять третьему лицу, привлекаемому по договору поручения, сведения о правовых основаниях обработки ПД.

После достижения целей обработки персональных данных необходимо их уничтожить и оформить акт об уничтожении. Частым нарушением этого требования является обработка ПД соискателей после принятия решения об отказе в устройстве на работу (при отсутствии внешнего кадрового резерва, кроме гос. служащих) и обработка ПД в информационной системе персональных данных по истечении сроков, указанных в законе. Порядок уничтожения ПД должен быть указан в локальных актах.

Обязанности оператора

Необходимо предоставлять в Роскомнадзор уведомления об обработке ПД. В уведомлении указывается только одно ответственное лицо и даются его почта и телефон. Если контактные данные меняются, об этом нужно обязательно уведомить РКН.

Если иностранное юридическое лицо имеет представительство на территории РФ, то можно подать уведомление, а если нет, то уведомление подавать не нужно. Однако требования о локализации такая организация обязана выполнить (базы данных по обработке ПД должны находиться на территории РФ). Кроме того, раз в два года проводятся проверки в отношении таких иностранных компаний.

Чтобы не было нарушений в виде предоставления неполных или недостоверных сведений, рекомендуется проводить внутри организации аудит деятельности оператора по обработке ПД и следить, чтобы ответственное за заполнение уведомления отраслевое подразделение отражало информацию не только о своей деятельности (кадры, бухгалтерия). В организации должны быть планы или материалы проверочных мероприятий, подтверждающие внутренний контроль/аудит ПД (акты, протоколы, докладные записки).

Популярное нарушение - неполный перечень целей обработки ПД. Например, в целях обработки персональных данных часто забывают указать организацию пропускного режима и подбор персонала.

Понятие “база данных” трактуется сотрудниками РКН по внутреннему убеждению, например, любая таблица в Word – это тоже база данных.
Адреса всех баз персональных данных обязательно должны быть указаны в формате 123456, Москва г., ул. ___, д. ___, стр. ___, в том числе базы данных сайта и информационной системы персональных данных оператора. Также необходимо помнить, что база ПД – это не только информационные системы (сервер, центр обработки данных), но и места, где находятся материальные носители (жёсткие диски, картотеки).

При использовании для хранения облачной инфраструктуры требуется договор-поручение с провайдером. Облачная инфраструктура обеспечивает доступ, а эти действия означают обработку, даже не имея самого доступа к ПД.

После прекращения обработки персональных данных или при изменении информации, содержащейся в уведомлении, необходимо предоставить сведения об этом в Роскомнадзор в течение 10 дней.

Согласно ФЗ №152 “О персональных данных”, в организации должно быть лицо, ответственное за организацию обработки ПД. Нарушением является назначение на эту должность нескольких лиц или отсутствие данного полномочия в должностном регламенте. Можно указать полномочия ответственного лица в трудовом договоре или в приказе о назначении лица и наделении полномочиями, но лучше сделать это отдельно в должностной инструкции.

Работников оператора, непосредственно осуществляющие обработку ПД, обязаны быть ознакомлены с положениями законодательства РФ. Для подтверждения этого формируется лист ознакомления работников с положениями законодательства РФ, соответствующие положения включаются в трудовой договор с работником, проводятся курсы для работников (с получением документов) и внутренние обучающие мероприятия. Ознакомление работников с законодательством в электронном виде не в полной мере отвечает требованиям ст. 86 ТК РФ.
Также должен быть утверждён перечень лиц, осуществляющих обработку ПД, либо имеющих к ним доступ.


Составы правонарушений ст. 13.11 КоАП РФ (нарушение законодательства РФ в области персональных данных)

• Ч. 1 ст. 13.11 КоАП: включение избыточного объема данных, неправомерное размещение изображения гражданина на сайте, неправомерная обработка работодателем ПД близких родственников, неправомерная обработка ПД в целях продвижения товаров, работ, услуг;
• Ч. 2 ст. 13.11 КоАП: публикация статьи в интернете, которая содержит инфо в большом объеме со специальной категорией ПД без согласия гражданина, письменная форма согласия не соответствовала ч. 4 ст. 9 ФЗ;
• Ч. 3 ст. 13.11 КоАП: нет политики обработки ПД на сайте;
• Ч. 4 ст. 13.11 КоАП: нереализация права субъекта на получение информации, которая относится к обработке его ПД;
• Ч. 5 ст. 13.11 КоАП: нарушение сроков по уточнению, блокированию, уничтожению ПД;
• Ч. 6 ст. 13.11 КоАП: невыполнение обязанностей по соблюдению условий, обеспечивающих сохранность материальных носителей (например, неправильная утилизация медицинских амбулаторных карт).

Основные проблемы при взаимодействии проверяющих лиц с операторами в рамках проведения плановых/внеплановых проверок

1. Отсутствие уполномоченного представителя оператора;
2. Отсутствие документа, подтверждающего полномочия сотрудников на представление интересов оператора и взаимодействие с проверяющими лицами (доверенность, приказ);
3. Назначение в качестве уполномоченных представителей оператора лиц, не обладающих достаточными профессиональными знаниями;
4. Отказ в предоставлении запрашиваемой информации и документации;
5. Отказ в предоставлении доступа в помещения оператора, где осуществляется обработка ПД;
6. Отказ в предоставлении доступа к оборудованию оператора;
7. Неумышленное затягивание сроков проведения проверки (продление сроков – это дополнительная административная нагрузка).

При этом важно помнить, что должностные лица РКН: